Financiële richtlijnen

Alle inkomsten en uitgaven moeten vooraf geregistreerd worden in SAP. Wil je dus iets aankopen met gelden van de universiteit of verwacht je geld op een krediet, neem dan tijdig contact op met je financieel antennelid zodat het nodige kan gedaan worden om alles vlot te laten verlopen.

Uitgaven / Aankopen

Bestelbon:

voor elke aankoop wordt vooraf een bestelbon gemaakt in SAP door je financieel antennelid. De aankoopdienst heeft voor een aantal courante producten raamcontracten afgesloten met bepaalde leveranciers. In sommige gevallen moet er verplicht met deze leveranciers gewerkt worden. Een overzicht vind je op https://admin.kuleuven.be/aankoop/intranet/raamcontracten.html .  Alle bestellingen van computermateriaal moeten via de DIV gebeuren: licenties voor software, externe schijven, printers, laptops, desktops, schermen,… Enkel "klein materiaal" (toners, usb-sticks, cd’s en dvd’s) mag rechtstreeks via de financiële cel besteld worden. De eenvoudigste manier om jouw bestelling door te geven, is via het elektronisch bestelformulier.

Uitzonderingen:

in een aantal gevallen is het niet mogelijk om op voorhand een bestelbon te maken en de factuur te laten opsturen (bv. boek dat je koopt op congres, leverancier eist cash betaling bij levering,…). Dan mag je zelf voorschieten en terugvorderen via het beroepskostenformulier of betalen met je bedrijfskredietkaart.

Beroepskostenformulier:

is terug te vinden in KULoket (personeelslid, beroepskosten, kostenformulier) en wordt gebruikt om kosten te recupereren die je zelf voorgeschoten hebt. Als het formulier ingevuld is, stuur je het elektronisch door naar je financieel antennelid en bezorg je hem/haar ook de originele bewijsstukken (gekleefd op een A4 – niet recto verso). Op eventuele facturen moet het werkadres van de K.U.Leuven vermeld staan samen met het BTW-nummer BE 0419.052.173. Vergeet niet te vermelden van welk krediet er betaald mag worden. Zijn de kosten gemaakt in het buitenland, moet er ook een “aanvraag afwezigheid in dienstopdracht” bijgevoegd worden. Meer informatie over beroepskosten en de verschillende soorten vind je op https://admin.kuleuven.be/sab/ic/intranet/bedrijfskosten/index . Vraag je antennelid ook naar specifieke afspraken i.v.m. beroepskosten binnen de subfaculteit.

Bedrijfskredietkaart:

mag je gebruiken om o.a. het volgende mee te betalen: hotels, restaurants, lidgelden, inschrijvingsgelden,… In uitzonderlijke gevallen mag je ook roerende goederen kopen voor een bedrag van maximum 125 euro. Meer informatie vind je op  https://admin.kuleuven.be/fd/intranet/reglement_kredietkaart.html. De afrekening komt automatisch in KULoket terecht. Ook hier geldt weer dat je alle originele bewijsstukken aan je financieel antennelid moet bezorgen(gekleefd op een A4 – niet recto verso). Op eventuele facturen moet het werkadres van de K.U.Leuven vermeld staan samen met het BTW-nummer BE 0419.052.173. Vergeet niet te vermelden van welk krediet er betaald mag worden. Zijn de kosten gemaakt in het buitenland, moet er ook een “aanvraag afwezigheid in dienstopdracht” bijgevoegd worden.

Kilometervergoeding:

mits toelating van je diensthoofd krijg je voor verplaatsingen met je eigen wagen in dienstopdracht een kilometervergoeding. Als je de toelating hebt, pas je dit eerst aan in KULoket (personeelslid, mijn gegevens, mobiliteit). Heb je recht op een kilometervergoeding, vul je een reiswijzer in die je ook in KULoket vindt (personeelslid, beroepskosten, reiswijzer). Stuur deze door naar je financieel antennelid met vermelding van het krediet waarvan de kosten betaald mogen worden.

Opmerkingen:

hard- en software wordt aangekocht via de DIV; bestellingen van boeken voor de bibliotheek betaald met onderzoeks- of projectgelden (vooral FWO) gebeuren via de bibliotheek http://www.arts.kuleuven.be/bibliotheek/bestelling.cfm ; kantoormateriaal wordt besteld bij het centraal magazijn van de K.U.Leuven (tip: kies zelf wat je wil bestellen in KULoket - algemeen - mijn boodschappenlijst - nieuwe bestelling maken en stuur dit door naar je antennelid met vermelding van het te gebruiken krediet).

Inkomsten / Verkopen

Algemeen:

alle verwachte inkomsten moeten door middel van een factuur of een VGS (verwachte gestructureerde storting) vooraf geregistreerd worden in SAP. Enkel en alleen op deze manier komt het geld zonder omwegen op het juiste krediet terecht. Neem hiervoor contact op met je financieel antennelid.

Personeelszaken

Voor personeelszaken contacteer je Greet Danckaerts of Nele Nijs.